以往機構舉辦活動都需安排工作人員實時跟進報名進度，處理繳費、退款等問題，花費大量的人力物力。現使用Community Smart系統簡化工作流程，“活動管理”模塊可方便管理員在報名過程中，在後台系統對數據進行監控和實時調整。所有操作僅需在線上進行，減輕工作壓力。同時，便捷而詳細的線上發佈渠道讓會員可以了解更多活動內容，并隨時報名參加。

組織活動要避免人多名額少

如果活動反響過於熱烈，報名人數超過與其規模，導致無法保證所有人都可以出席。這種情況導致的退款行為容易引起會員不滿，使機構陷入尷尬的處境。活用Community Smart系統，可以通過對活動進行管理避免這種情況發生。

活動發佈前
 

1、活動管理模塊在創建活動內容時，可對報名的方式作出限制。如果是大型免費公益活動，可設置免登錄直接報名。如果是組織性比較強的活動，建議設置賬號報名，控制參與人員的質量。

2、Community Smart提供多種報名管理模式：

• 模式1：免費，無需批核
• 模式2：免費，需人工批核
• 模式3：直接繳費，無需批核
• 模式4：先需人工批核，再繳費

根據活動規模預期，可選擇模式4，人工批核后才收取報名費，可嚴格控制到場人數。

活動發佈中

1、通過“活動管理”模塊進入活動編輯，在“其他設定”一欄可選擇是否顯示報名者和報名人數。在活動總限定人數快到頂時，可開啟顯示報名人數，增加緊迫感。

2、活動未限制人數，活動報名超過預期時，可臨時將“活動開放”設置為報名暫停，機構做完調整仍可開放報名。

3、有會員報名并支付報名費，因突發事宜提前申請取消。管理員通過後台可以先取消其報名，釋放出一個報名名額，再進行網上退款。

注意：線下支付的費用，只能通過線下退款。

遭遇人少名額多的情況

舉辦活動可能也會遭遇報名情況不理想的局面。機構需要在以下幾個方面尋找自身原因并設法挽回。

1、價格過高

設定不合理的報名費會讓許多原本感興趣的會員望而卻步。性價比高的活動才能吸引關注，若是價格原因，可否考慮在報名中期推出限時優惠的促銷方式，或者推出類似買二送一的親子組合票。

2、選點問題

選點太過偏遠，或者安排的酒店場地不吸引人，是會影響會員的報名熱情。遇到這種情況，機構可加強活動包裝宣傳活動賣點，推出精彩的活動流程轉移會員關注重點。如果是小型活動，機構可考慮臨時更變合適的活動場地。

3、受邀嘉賓人氣不足

預算足夠的情況下，機構可考慮更變更加有名氣的主嘉賓，例如業內大咖、藝人。或者誠邀多一些機構內資深會員，將活動包裝為各方思想碰撞的研討會，增加可看性。

4、沒有認識的人一同參加

可嘗試與其他友好機構達成互相推廣的合作。從其他機構組織來參加活動的一般是組團前往，人數會比較多，而且他們是同一機構很多都相互認識的，可以很好地帶動會動氣氛。