機構每舉辦一次活動都需要耗費大量的時間做決定和調配人力物力，其實在舉辦活動前及早的制定任務事項和相關時間表並進行討論完善，可以很好地減少人力浪費，避免在活動過程中出現紕漏。

一、項目立項和前期溝通
 

從前期產生舉辦活動的想法到最後活動正式落地執行的過程中，都必須經過立項這個階段。項目立項首先因和主辦方決策層明確項目的定位、意義、能達到什麼效果，並且協調財務評估出初步的活動預算，建立并管理《項目執行總表》。確認活動項目立項，隨後需要做好充足的前期溝通，與決策層溝通活動進程的問題并收集建議，提早聯繫嘉賓預約時間。

二、決策層匯報方案
 

明確匯報機制
 

1、對誰匯報：管理層具體到負責人
 

2、需要確認的事情：決策層的出席時間、嘉賓出席時間、嘉賓介紹、活動的定價等重要內容
 

3、週期性階段性匯報：

• 時間、地點、報價的確認前：匯報策劃安排
• 活動發佈前：校對資料信息是否準確
• 報名結束即將舉辦前：匯報報名情況、參加人數、具體費用、注意事項等問題。
• 舉辦完畢進行項目報告：向管理層匯報活動成果，財務說明，現場記錄等。

明確催報機制后，需按照規定嚴格執行，才能確保匯報方案落實。

三、場地管理

1、匯總合適場地的資料進行提煉和對比，挑選最好的場地。
 

2、盡早確認場地，至少需提前兩個月預定。
 

3、Floor Plan的規劃，合理佈置場地，並且對租用場地產生的付款計劃、合約進行管理。

四、邀請管理
 

1、出席總名單建立，進行組別分類。

2、邀請的順序應該按計劃進行，對於活動重要的嘉賓更是需要實時溝通，以避免嘉賓臨時有事沒人頂替。

五、活動管理
 

關於活動的文案發佈和內容安排，可參考文章《【分享】優質的活動編輯發佈，一點也不容易》
 

六、宣傳報名
 

關於活動的宣傳渠道及注意事項，可參考文章《【分享】常見用於推廣的渠道及技巧》

七、活動流程
 

和相關人員確認活動流程是為了很好地把握活動的進程，遇到突發情況才能做出應對。
 

1、撰寫活動綱要并與負責人確認。
 

2、確定主持人并與主持人溝通活動流程。
 

3、活動開始前與嘉賓溝通活動流程，活動現場與嘉賓溝通活動流程。
 

八、財務管理
 

1、引導用戶線上支付，詳情可參考文章《【分享】算一算帳，引導會員線上支付更好》

2、線下的付款，可根據文章做好在線登記《【分享】在線登記支票、現金、轉賬等其他支付》

3、建立支出管理表，保管好相關票據和合同，確保每一筆支出都有跡可循。

九、設計製作

無論是活動需要用到的材料還是獎品，有需要提早安排採購和製作，因為主辦方給出定制方案后，相關的製作也是需要消耗時間。

十、現場管理
 

1、列出現場設備管理清單

2、製作現場人員分工表

3、設立現場應急方案

4、實時跟進現場情況，做相應的計劃更變后需要與相關人員及時溝通與
 

十一、活動總結

1、活動回顧：對活動現場的文字、圖片和視頻素材進行保留，活動結束后需要整合為活動回顧并發佈與機構網站。

2、財務報告：整合本次活動的收入和支出數據，登記好相應的票據記錄。

3、活動結果匯報：通過電子郵件對領導層發送本次活動的總結報告，內容包括活動效果、活動回顧和財務報告等。